Questions fréquentes
Retrouvez les réponses aux questions les plus fréquentes concernant les factures et justificatifs de paiement.
Une facture peut-elle être délivrée pour un séjour au Domaine des Frênes ? Oui. Une facture peut être établie pour votre séjour au Domaine des Frênes. Pour permettre son émission avec les bonnes informations, nous vous invitons à nous transmettre, dès que possible, le nom ou la raison sociale à faire apparaître, l’adresse de facturation et, pour une entreprise, les éventuelles références internes nécessaires. La facture récapitule les prestations facturées par le Domaine et les règlements correspondants.
Quand la facture du séjour est-elle envoyée ? La facture définitive est généralement établie lorsque les éléments du séjour et les paiements ont été enregistrés dans leur totalité. Elle peut être transmise par voie électronique à l’adresse communiquée lors de la réservation. Si vous avez besoin du document pour une note de frais ou pour votre comptabilité, signalez-le de préférence avant votre arrivée afin que les coordonnées de facturation soient vérifiées en amont.
Quelles informations faut-il transmettre pour recevoir une facture ? Pour une facture destinée à un particulier, indiquez le nom complet et l’adresse de facturation. Pour une facture professionnelle, précisez la raison sociale, l’adresse du siège ou de facturation, le numéro SIREN ou toute autre identification utile, ainsi que le nom du voyageur et les références internes à reporter, par exemple un numéro de commande. Ces renseignements doivent idéalement être fournis avant l’édition de la facture afin d’éviter toute demande de correction ultérieure.
La facture peut-elle être établie au nom d’une entreprise ? Oui. Le Domaine des Frênes peut établir la facture au nom de l’entreprise qui prend en charge le séjour, sous réserve de recevoir ses coordonnées complètes. Pour faciliter le traitement comptable, indiquez également le nom de la personne hébergée, les dates du séjour et toute référence demandée par votre service administratif. Le fait que la réservation ait été effectuée par un salarié n’empêche pas l’établissement d’une facture professionnelle, dès lors que les informations sont communiquées avant sa finalisation.
Peut-on obtenir une facture distincte pour plusieurs gîtes ou plusieurs participants ? Une ventilation peut être étudiée lorsqu’une réservation concerne plusieurs gîtes, plusieurs familles ou plusieurs entités payeuses. Cette demande doit être formulée avant les règlements et avant l’émission des documents, avec une répartition claire des montants et des coordonnées de chaque destinataire. Lorsque la réservation et le paiement ont été réalisés globalement, une facture unique reste la solution de référence ; toute division ultérieure dépend alors de la possibilité de retracer précisément les prestations et les encaissements.
La facture distingue-t-elle l’hébergement, les services et la taxe de séjour ? La facture présente les prestations facturées par le Domaine de manière suffisamment claire pour identifier le séjour et les éventuels services complémentaires. La taxe de séjour, lorsqu’elle est collectée directement par le Domaine, apparaît séparément du prix de l’hébergement, conformément aux modalités applicables. Les sommes encaissées par un intermédiaire ou les frais propres à une plateforme peuvent faire l’objet de justificatifs distincts émis par cet intermédiaire.
Comment obtenir une facture après une réservation effectuée sur Airbnb, Booking.com ou une autre plateforme ? Pour une réservation réalisée par l’intermédiaire d’une plateforme, commencez par consulter le reçu ou le justificatif disponible dans votre espace voyageur. Vous pouvez également nous contacter si vous avez besoin d’une facture relative aux prestations d’hébergement fournies par le Domaine des Frênes. En revanche, les commissions, frais de service ou autres montants facturés directement par la plateforme relèvent de celle-ci et ne peuvent pas être facturés par le Domaine.
Une facture d’acompte ou un justificatif de versement peut-il être fourni ? Le Domaine des Frênes ne fournit pas de justificatif ou facture de paiement intermédiaire.
Peut-on modifier les coordonnées figurant sur une facture déjà éditée ? Une correction peut être demandée lorsqu’une erreur matérielle est constatée, par exemple dans le nom ou l’adresse du destinataire. Contactez-nous rapidement en indiquant la référence du séjour, les informations à corriger et les coordonnées exactes à utiliser. Selon la nature de la modification et l’état de la comptabilité, la correction pourra nécessiter l’émission d’un document rectificatif plutôt qu’une simple modification de la facture initiale.
Dans quelle langue la facture peut-elle être établie ? La facture de référence est établie en français.
Combien de temps faut-il conserver la facture de son séjour ? La durée de conservation dépend de l’usage du document et de votre situation. Un particulier peut utilement conserver la facture avec son contrat et ses justificatifs de paiement pendant la période nécessaire à toute démarche liée au séjour. Une entreprise doit appliquer ses propres règles comptables et fiscales de conservation. Le Domaine conserve ses documents conformément aux obligations qui lui sont applicables, mais il reste préférable d’archiver la facture reçue dans vos propres dossiers.